Hinweise zu PDF-Dateien

Die Abkürzung PDF steht für »Portable Document Format« und zeichnet sich vor allem durch eine plattformunabhängige stets identische Darstellung von Inhalten sowie durch Sicherheitseinstellungen aus. Durch die kostenlose Lese-Software, den Adobe Reader, ist PDF zum de-facto Standard für den Austausch elektronischer Dokumente geworden.

Ursprünglich ist PDF dazu entwickelt worden, das Erscheinungsbild eines Dokuments auf allen Plattformen gleichartig sicherzustellen. Layout, Schrift und Farben sollten bei jeder Nutzerin und jedem Nutzer genauso angezeigt werden und sich drucken lassen, wie sie der Anbieter gestaltet hatte.

Allerdings ist das Thema „PDF-Dateien gestalten“ komplex. Die Erstellung einer barrierefreien PDF stellt nur eine Grundvoraussetzung dar. In der Regel ist nicht davon auszugehen, dass sich ein „barrierefreies“ Office-Dokument ohne Weiteres in eine barrierefreie PDF exportieren lässt. Das kann zum Teil abhängig sein von dem jeweiligen Office-Paket. Am besten werden die Nutzer gefragt, ob sie eventuell andere Formate benötigen wie z. B. ein rtf-Format oder doch lieber ein Word-Dokument.

So geht´s:

Drei Beispiele ein Word- oder PowerPoint-Dokument in ein PDF umzuwandeln

  1. Über Adobe ein PDF erstellen: Hier wird ein PDF durch das Acrobat PDFMaker Office COM-Add-In erzeugt. Eignet sich besser bei PowerPoint und setzt Listenpunkte (Lbl). Allerdings i.d.R. ohne Kopf- und Fußzeile in PowerPoint. Identisch hierzu lässt sich über die Funktion „Exportieren“ ebenfalls ein Adobe PDF erstellen.
  2. Über „Speichern unter“ ein PDF erstellen: Erzeugt wird das PDF durch Microsoft-Office und es wird i.d.R. für jede Seite in PowerPoint eine Kopf- und Fußzeile erstellt. Identisch hierzu kann über die Funktion „Exportieren“ ein PDF/XPS-Dokument kreiert werden.
  3. Alle anderen Möglichkeiten der PDF-Erstellung wie z. B. über die Druckerfunktion sollten vermieden werden.

Hinweis: Umfassende Informationen zur Barrierefreiheit von PDFs finden sich z. B. auf der Website Einfach für Alle - Das Angebot der Aktion Mensch für ein barrierefreies Internet (www.einfach-fuer-alle.de).

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Barrierefreie Dokumente – allgemeine Empfehlungen

Der Leitfaden basiert auf der Nutzung von Word und PowerPoint 2019 auf einem PC oder Laptop mit Windows 10.

Häufig ist in den einzelnen Schritten vom „Menüband“ die Rede sowie von „Registerkarten“. Gemeint ist die horizontale Menüleiste, die sich üblicherweise am oberen Rand eines Word-bzw. PowerPoint-Dokuments befindet (s. Abbildung).

Abbildung der Menübänder von PowerPoint und Word mit aktivierter Registrierkarte Start
Die Menübänder von PowerPoint und Word mit aktivierter Registerkarte "Start"

Registerkarten wiederum sind die Elemente des Menübands, also die einzelnen Bereiche. Beispielsweise finden sich sowohl im Menüband von Word als auch PowerPoint neben anderen die Registerkarten Datei, Start und Einfügen. Darüber hinaus gibt es situative Registerkarten, die nur unter bestimmten Voraussetzungen verfügbar sind. Beispiel hierfür sind Grafiken oder Tabellen.

Wenn eine Registerkarte wider Erwarten nicht im Menüband auftaucht, hilft es, den Cursor in dem dazugehörigen Element zu platzieren. Spätestens dann sollte dieses sichtbar sein.