II. Allgemeine Fragen zur Datenübermittlung
1. In welchem Datenformat werden die Daten übermittelt?
Die Daten werden in einem standardisierten XML-Format (*.xml) an die BAR übermittelt. Dieses Format orientiert sich an den Vorgaben der amtlichen Statistik des Statistischen Bundesamtes.
Die technische Erzeugung und der strukturelle Aufbau des Meldedatensatzes für den THVB sind im Dokument „Meldedatensatzbeschreibung" festgehalten.
2. Bis wann müssen die Daten übermittelt werden?
Die Daten des Berichtsjahres sind jeweils bis spätestens zum 30. April des Folgejahres zu übermitteln. Über etwaige Fristverlängerungen informieren wir gesondert.
Beispiel: Für das Berichtsjahr 2022, das also vom 1. Januar 2022 bis 31. Dezember 2022 dauert, sind die Daten bis spätestens zum 30. April 2023 an die BAR zu übermitteln.
3. Wie erfolgt die Übermittlung der Daten an die BAR?
Der Meldedatensatz wird entweder im Direktmeldeverfahren, d. h. durch den einzelnen Träger selbst, oder über den jeweiligen Spitzenverband an die BAR übermittelt.
Je nach Fachverfahren gibt es für das Direktmeldeverfahren zwei technische Möglichkeiten, die Datenübermittlung vorzunehmen:
1. Die Datenübermittlung erfolgt manuell als Upload im geschützten Bereich auf der Website der BAR. Der Upload-Vorgang kann einige Momente dauern. Damit der Upload erfolgreich ist, sollte das Browser-Fenster nicht frühzeitig geschlossen werden. Im Anschluss an diesen Vorgang erhalten Sie eine Bestätigungs-Mail.
2. Die Übermittlung des *.xml-Datensatzes erfolgt über eine WebDAV-Schnittstelle aus dem eigenen Fachverfahren heraus an die BAR. Die Umsetzung der Übermittlung über die WebDAV-Schnittstelle liegt beim jeweiligen Software-Anbieter.
Für beide Vorgänge sind die jeweilige Träger-ID und das dazugehörige Passwort erforderlich. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch zur Datenübermittlung und auf einen Blick in der Checkliste zur Datenmeldung.
4. Welche Kennzeichnung muss der jährlich zu übermittelnde Meldedatensatz im *.xml-Format beinhalten?
Zur Übermittlung des Meldedatensatzes im standardisierten XML-Format (*.xml) muss der Datensatz eindeutig gekennzeichnet sein. Folgende Kennungen stehen zur Auswahl:
- Kennung „100“ für Testlieferung:
Es handelt sich um eine Testlieferung zur Prüfung. Dieser Datensatz wird bei der BAR gespeichert, jedoch nicht für die Datenauswertung im Rahmen des Teilhabeverfahrensberichts verwendet. - Kennung „200“ für finale Lieferung:
Es handelt sich um eine finale Lieferung. Dieser Datensatz wird für die Datenauswertung im Rahmen des Teilhabeverfahrensberichts verwendet. - Kennung „300“ für revidierte Lieferung:
Es handelt sich um die Revision einer bereits erfolgten Lieferung. Eine revidierte Lieferung kann nur dann erfolgen, wenn bereits zuvor ein finaler Datensatz (Kennung „200“) an die BAR übermittelt worden ist. Ergeben sich im Nachhinein von Seiten des Trägers noch inhaltliche Änderungen der Daten, kann im Übermittlungszeitraum eine revidierte Lieferung (Kennung „300“) erfolgen. Sollten weitere inhaltliche Änderungen der Daten nötig sein, können weitere revidierte Lieferungen (Kennung „300“) erfolgen. Diese werden ebenfalls mit der Kennung „300“ gekennzeichnet und der vorherige Datensatz wird überschrieben.
Nur die Meldedatensätze, die als finale Lieferung (Kennung „200“) oder als revidierte Lieferung (Kennung „300“) gekennzeichnet sind, können direkt oder ggf. nach der Bearbeitung im Validierungsdialog final an die BAR übermittelt werden und für die Datenauswertung verwendet werden.
Bitte überprüfen Sie vor dem Upload die korrekte Auswahl der Kennzeichnung in der *.xml-Datei.
5. Was passiert mit dem Meldedatensatz nach der Übermittlung an die BAR?
Nach der Übermittlung des Meldedatensatzes erfolgt zunächst eine automatisierte Strukturprüfung des Datensatzes. Erfüllt der Datensatz bestimmte strukturelle Kriterien nicht, kann er nicht weiterverarbeitet werden. Der übermittelnde Träger erhält eine Benachrichtigung per E-Mail inklusive Fehlerbeschreibung. Erst nach Anpassung der strukturellen Vorgaben kann der Datensatz erneut an die BAR übermittelt werden. Die Strukturprüfung erfolgt anhand einer *.xsd-Datei.
Nach erfolgreicher Strukturprüfung erfolgt eine automatisierte Plausibilitätsprüfung der übermittelten Werte über den „Validierungsdialog“. Beispielsweise können manche Werte nicht größer als andere sein oder die Summe aus mehreren Variablenwerten muss dem Wert einer anderen Variablen entsprechen. Bestehen keine Rückfragen, wird ein übermittelnder Träger sowohl direkt als auch per E-Mail darüber informiert, dass die Datei erfolgreich hochgeladen wurde.
Bestehen noch Rückfragen zum Meldedatensatz, werden Warnungen angezeigt für Werte, die nicht plausibel sind. Diese können über den Validierungsdialog direkt bearbeitet werden. Der Meldedatensatz wird erst angenommen, wenn die angezeigten Hinweise im Validierungsdialog als gelesen markiert und / oder alle Nachfragen beantwortet worden sind. Eine Rückmeldung, dass die Datei erfolgreich hochgeladen wurde, erfolgt dann direkt und per E-Mail an die bei der BAR hinterlegten Kontaktdaten eines übermittelnden Trägers.
Eine ausführliche Beschreibung dieses Vorgehens und weitere Informationen zum Validierungsdialog finden Sie im Handbuch zur Datenübermittlung.
6. Wie gestaltet sich der zeitliche Ablauf von der kontinuierlichen Datenerfassung über die jährliche Datenmeldung bis zur Veröffentlichung eines Berichts?
Die vollumfängliche Berichtspflicht besteht seit 01.01.2019 für alle Rehabilitationsträger in Deutschland. Ab diesem Datum müssen alle Anträge auf Leistungen zur Teilhabe erfasst werden.
Die Dateneingabe erfolgt bei den Rehabilitationsträgern fortlaufend und kontinuierlich über die Jahre hinweg. Die Datenmeldungen an die BAR durch die Träger erfolgt jedes Jahr im Frühjahr. Übermittelt und schließlich auch im THVB dargestellt werden die Daten eines Berichtsjahres, die im vorherigen Kalenderjahr erfasst wurden.
Beispiel: Wenn ein Antrag im Jahr 2022 eingeht, im Jahr 2023 abschließend über diesen Antrag entschieden wird und im Jahr 2024 eine rechtsgültige Klageentscheidung zu diesem Antrag vorliegt, fließen die Daten für den THVB in insgesamt drei Berichtsjahre ein:
- Im Frühjahr 2023 werden die Daten zum gestellten Antrag aus dem Berichtsjahr 2022 übermittelt und fließen in den Bericht 2023 ein.
- Im Frühjahr 2024 werden die Daten zur Antragsentscheidung aus dem Jahr 2023 übermittelt und fließen in den Bericht 2024 ein.
- Im Frühjahr 2025 werden die Daten zur Klageentscheidung aus dem Jahr 2024 übermittelt und fließen in den Bericht 2025 ein.
Obwohl der Antrag also im Jahr 2022 eingegangen ist, werden bspw. die Daten der mit dem Antrag verbundenen Klage erst zwei Jahre später übermittelt und fließen in einen späteren Bericht ein.
7. Fehlanzeige oder Nicht-Meldung: Wie ist die Vorgehensweise, wenn ein Reha-Träger keine zu berichtenden Daten in einem Berichtszeitraum hat?
Wenn einem Rehabilitationsträger in einem Berichtsjahr keine Angaben vorliegen, die in der Erfassung von mindestens einem der 16 Sachverhalte für den THVB gemäß § 41 Abs. 1 Nr. 1-16 SGB IX erfasst werden müssen, ist der BAR eine Fehlanzeige („Leer-/Nullmeldung“) mitzuteilen.
Die Übermittlung einer Fehlanzeige erfolgt im geschützten Bereich über eine interaktive Entscheidungshilfe. Nach der Beantwortung weniger Fragen können Sie dort direkt eine Fehlanzeige übermitteln. Genauso wie finale Datensätze sollte auch Fehlanzeigen bis spätestens 30.04. eines Jahres für das vorangegangene Berichtsjahr an die BAR gemeldet werden. Der Zugang zum geschützten Bereich ist über die Träger-ID und das dazugehörige Passwort möglich.
Von einer Fehlanzeige zu unterscheiden ist eine Nicht-Meldung. Übermittelt ein Rehabilitationsträger für ein Berichtsjahr weder eine Datenmeldung noch eine Fehlanzeige, liegt eine Nicht-Meldung vor. Als Nicht-Meldung wird gewertet, wenn ein berichtspflichtiger Träger keine Datenmeldung an die BAR vornimmt, obwohl er sich dafür registriert hat. Auch Nicht-Meldungen werden pseudonymisiert im THVB veröffentlicht.
Wenn Sie unsicher sind, wie und welche Daten Sie melden müssen, können Sie mit der interaktiven Entscheidungshilfe herausfinden, welches das richtige Vorgehen für Ihre Meldung ist. Sie können hier außerdem direkt eine Fehlanzeige oder eine Nicht-Meldung abgeben.